【报销差旅费退回现金的会计分录是什么】在企业日常财务处理中，员工因公出差后，通常会先垫付差旅费用，之后向公司申请报销。如果员工在报销过程中有超额预支或实际支出少于预支金额的情况，需要将多出的部分退回现金。那么，针对“报销差旅费退回现金”的情况，应如何进行会计处理呢？以下是对该问题的总结与会计分录说明。
一、背景说明
当员工因公出差时，公司可能会预先支付一定金额作为差旅费（即预支款），员工在出差结束后提交相关票据进行报销。若实际发生的费用低于预支金额，员工需将多余部分退回公司，这种情况下称为“报销差旅费退回现金”。
二、会计处理原则
1. 员工预支差旅费时：属于公司对员工的借款，计入“其他应收款”。
2. 员工报销时：根据实际发生的费用，借记“管理费用”、“销售费用”等科目，贷记“其他应收款”。
3. 员工退回现金时：属于员工归还公司借款，应借记“银行存款”或“库存现金”，贷记“其他应收款”。
三、会计分录汇总表
| 业务类型 | 会计分录 | 说明 |
| 员工预支差旅费 | 借：其他应收款 —— 张三 贷：银行存款/库存现金 | 员工从公司领取差旅费预支款 |
| 员工报销差旅费 | 借：管理费用/销售费用 贷：其他应收款 —— 张三 | 根据实际费用报销，冲减预支款 |
| 员工退回现金 | 借：银行存款/库存现金 贷：其他应收款 —— 张三 | 员工退还超出部分的差旅费 |
四、举例说明
假设张三预支差旅费5000元，实际发生费用为4000元，剩余1000元需退回公司：
1. 预支时
- 借：其他应收款 —— 张三 5000
- 贷：银行存款 5000
2. 报销时
- 借：管理费用 4000
- 贷：其他应收款 —— 张三 4000
3. 退回现金时
- 借：银行存款 1000
- 贷：其他应收款 —— 张三 1000
五、注意事项
- 预支差旅费需有审批流程，确保资金使用合规；
- 报销时必须提供真实、合法的票据，防止虚假报销；
- 退回现金应及时入账，避免账实不符；
- 若涉及税务问题，需注意发票合规性及税前扣除条件。
通过以上分析可以看出，“报销差旅费退回现金”的会计处理并不复杂，关键在于准确记录员工的借款与还款行为，并确保财务数据的真实性和完整性。企业在实际操作中应结合内部制度，规范流程，提高财务管理效率。
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