【情况说明书格式范文精选】在日常工作中，尤其是在企业、机关单位或学校等组织中，常常需要撰写“情况说明书”来对某一事件、问题或背景进行说明和解释。一份规范、清晰的情况说明书不仅有助于上级了解真实情况，还能为后续处理提供依据。

本文将围绕“情况说明书”的基本格式与写作要点进行梳理，并提供几篇实用的范文，帮助读者更好地掌握此类文书的写作技巧。

一、情况说明书的基本结构

1. 标题

通常为“情况说明书”或“关于……的情况说明”，明确说明文档的主题。

2. 开头部分（基本情况）

简要介绍事件发生的时间、地点、涉及人员及主要经过，让阅读者快速了解背景。

3. 详细说明（主体内容）

详细描述事件的具体过程、相关原因、影响范围以及已采取的应对措施等。

4. 问题分析（如有必要）

对事件中存在的问题进行简要分析，指出责任归属或改进方向。

5. 结尾部分（总结与建议）

总结当前状况，并提出后续处理建议或希望得到的支持。

6. 落款与日期

包括撰写人姓名、部门、联系方式及撰写日期。

二、情况说明书写作注意事项

- 语言简洁明了：避免使用复杂句式和专业术语，确保内容通俗易懂。

- 客观真实：应如实反映事实，不夸大、不隐瞒。

- 逻辑清晰：按照时间顺序或因果关系展开叙述，层次分明。

- 重点突出：突出关键信息，便于快速阅读和理解。

三、情况说明书范文示例

范文一：关于员工请假未及时报备的情况说明

情况说明书

尊敬的领导：

本人于2025年4月5日因家中有事需请假一天，但因临时通知未能及时向部门主管报备，导致考勤系统未记录，请予以谅解。

此次请假是因家庭突发情况，本人已于当天下午通过电话向主管说明情况，并在次日补办了请假手续。今后将严格遵守公司请假制度，确保及时沟通。

特此说明。

申请人：张三

部门：行政部

日期：2025年4月7日

范文二：关于设备故障导致生产延误的情况说明

情况说明书

尊敬的领导：

2025年4月3日上午9点左右，我车间的生产设备因电路短路突然停机，造成当日部分产品无法按时完成，影响了整体生产进度。

经现场检查，初步判断为线路老化引发的故障。目前已安排维修人员进行检修，预计可在48小时内恢复生产。同时，我们已对其他设备进行了全面排查，防止类似问题再次发生。

对此给公司带来的不便，深表歉意。我们将加强设备维护管理，提升应急响应能力。

特此说明。

责任人：李四

部门：生产部

日期：2025年4月5日

范文三：关于会议迟到的情况说明

情况说明书

尊敬的领导：

2025年4月2日早上9:15，本人因交通拥堵未能按时参加会议，导致会议开始后才到达现场，对此表示诚挚的歉意。

此次迟到是由于突发路况导致，非主观故意。今后将提前出发，合理规划行程，确保不再发生类似情况。

感谢领导的理解与支持。

申请人：王五

部门：市场部

日期：2025年4月3日

四、结语

一份合格的情况说明书，不仅是对事实的陈述，更是对责任的担当和对工作的负责。在实际应用中，应根据具体情况灵活调整内容与格式，确保信息准确、表达得体、符合规范。

希望以上内容能为大家提供参考和帮助，提升文书写作的质量与效率。