【邮件系统管理规定】为规范单位内部邮件系统的使用，保障信息安全与通信效率，提升工作效率和管理水平，特制定本《邮件系统管理规定》。本规定适用于所有使用单位邮箱的员工及相关部门，旨在明确邮件系统的使用原则、权限管理、安全要求及相关责任。

一、适用范围

本规定适用于全体员工在工作期间通过单位提供的电子邮箱进行的各类邮件收发活动，包括但不限于工作沟通、文件传递、信息汇报等。所有员工应严格遵守本规定，确保邮件系统的正常运行与信息安全。

二、账号与密码管理

1. 每位员工均应拥有一个唯一的单位邮箱账号，由信息技术部门统一分配并管理。

2. 邮箱密码应设置为复杂组合，定期更换，并严禁向他人泄露。

3. 员工离职或调岗时，应及时通知信息部门，由其负责注销或变更相关账号。

三、邮件使用规范

1. 邮件内容应真实、准确，不得发布虚假信息或传播不当言论。

2. 工作邮件应使用正式语言，避免使用网络用语或不雅词汇。

3. 重要文件或资料应通过加密方式发送，确保传输过程中的安全性。

4. 禁止利用邮箱从事与工作无关的活动，如广告发送、非法信息传播等。

四、信息安全与保密

1. 所有涉及机密信息的邮件必须经过审批，确保信息传递合法合规。

2. 严禁将单位邮箱用于个人用途，防止信息泄露风险。

3. 对于涉及敏感数据的邮件，应采取必要的加密措施，并限制访问权限。

五、系统维护与技术支持

1. 信息技术部门负责邮件系统的日常维护和技术支持，确保系统稳定运行。

2. 员工在使用过程中遇到问题，应及时联系信息部门处理。

3. 定期对邮件系统进行安全检查和漏洞修复，防范潜在威胁。

六、违规处理

对于违反本规定的员工，视情节轻重给予警告、通报批评或行政处分；造成严重后果的，将依法追责。

七、附则

本规定自发布之日起施行，由信息技术部门负责解释和修订。各单位应结合实际情况，认真贯彻落实本规定，共同维护良好的邮件使用环境。

本规定旨在提高单位内部邮件使用的规范性与安全性，促进信息交流的高效与有序。请全体员工认真学习并严格执行，共同营造健康、安全的办公环境。