在工程建设过程中，工程档案作为项目实施的重要记录和依据，具有不可替代的作用。为了确保各类资料的完整性、系统性和可追溯性，规范工程档案管理工作，特制定本管理规范。

本制度适用于公司所有在建及已竣工项目的工程档案管理活动，涵盖从项目立项、设计、施工、验收直至后期维护的全过程。通过建立健全的档案管理制度，提升项目管理水平，为后续审计、结算、维修及历史追溯提供可靠依据。

一、档案管理职责划分

1. 项目经理负责统筹工程档案的收集与整理工作，确保各阶段资料按时归档。

2. 各专业负责人需按照分工，及时提交相关技术文件、图纸、检测报告等资料。

3. 档案管理员负责档案的分类、编号、存储、借阅及销毁等具体事务，确保档案的安全与有序。

二、档案内容与要求

1. 工程前期资料：包括立项批复、可行性研究报告、初步设计文件、招投标文件、合同文本等。

2. 施工过程资料：涵盖施工组织设计、技术交底记录、材料进场检验报告、隐蔽工程验收记录、质量检测报告等。

3. 竣工资料：包括竣工图、竣工验收报告、工程结算书、设备调试记录、运行维护手册等。

4. 其他相关资料：如会议纪要、变更通知、签证单、索赔资料等。

所有档案资料应做到真实、准确、完整，字迹清晰，签字齐全，盖章有效。严禁伪造、涂改或遗漏关键信息。

三、档案的归档与保管

1. 每个项目应设立独立的档案卷宗，按时间顺序或专业类别进行分类管理。

2. 归档资料应及时整理，一般应在项目结束后一个月内完成归档工作。

3. 档案应妥善保存于专用档案室，配备防火、防潮、防盗设施，确保安全。

4. 电子档案应同步备份，确保数据不丢失，并定期检查更新。

四、档案的使用与借阅

1. 档案仅限于内部查阅，外借需经主管领导批准，并办理相关手续。

2. 借阅人应爱护档案资料，不得擅自复制、涂改或损毁。

3. 档案管理人员应建立借阅登记制度，明确借阅人、用途及归还时间。

五、档案的销毁与移交

1. 对于超过保存期限且无继续保留价值的档案，应按规定程序进行销毁。

2. 销毁前需由相关部门审核确认，经审批后方可执行，并做好记录备案。

3. 项目结束后，相关档案应按规定移交给公司档案管理部门或建设单位。

六、监督与考核

1. 定期对工程档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2. 将档案管理纳入项目绩效考核体系，作为项目负责人及相关人员的考核内容之一。

3. 对于档案管理不到位或造成损失的责任人，将依据公司相关规定予以处理。

通过严格执行本管理规范，能够有效提升工程档案的管理水平，保障工程资料的真实性和完整性，为企业的持续发展和项目管理提供有力支持。