为了更好地管理和保护档案资料，确保档案的安全性和完整性，提高工作效率，特制定本档案室管理制度。本制度适用于所有涉及档案管理工作的人员和部门。

一、档案室的基本要求

1. 环境控制

档案室应保持干燥、通风良好的环境，避免阳光直射。室内温度宜控制在14℃-24℃之间，相对湿度保持在45%-60%范围内。定期检查温湿度计，发现问题及时调整。

2. 清洁卫生

每周至少进行一次全面清洁，包括地面、桌面、档案柜等区域。禁止在档案室内吸烟或使用明火，防止火灾隐患。

3. 安全防护

档案室需配备必要的消防设施（如灭火器），并定期检查其有效性。安装防盗门窗，设置监控设备，确保档案的安全。

二、档案接收与整理

1. 档案接收

所有新产生的档案必须经过严格审核后方可入库。接收时需核对文件数量、内容是否完整，并填写《档案接收登记表》。

2. 分类归档

根据档案的不同类型（如文书档案、会计档案、科技档案等）进行分类存放。每类档案都应有明确的编号规则，便于查找和管理。

3. 装订规范

文件材料应按照规定顺序排列整齐，并用线绳或其他方式牢固装订。对于破损严重的档案应及时修复或复制备份。

三、借阅与使用

1. 申请流程

凡需要查阅档案者，须提前向档案管理员提出书面申请，并经相关领导批准后方可办理借阅手续。

2. 借阅期限

借出的档案一般不得超过7天，特殊情况需延长者须重新办理续借手续。归还时应仔细检查档案状态，确认无误后再签字确认。

3. 保密原则

对于涉密档案，未经批准不得擅自复制、摘抄或传播。工作人员应严格遵守保密纪律，不得泄露任何机密信息。

四、日常维护与检查

1. 定期盘点

每季度应对库存档案进行全面清点核对，确保账实相符。发现丢失或损坏情况立即上报处理。

2. 虫害防治

定期喷洒防虫药剂，同时注意观察是否有鼠害迹象。一旦发现异常情况，应及时采取措施消除隐患。

3. 技术支持

鼓励采用现代化技术手段辅助档案管理工作，比如建立电子档案管理系统，实现数字化存储与查询功能。

通过以上措施，我们希望能够有效提升档案管理水平，为单位的发展提供有力支持。希望全体员工共同遵守相关规定，共同努力营造一个高效有序的工作环境！