为了规范企业的财务管理流程，确保财务信息的安全性和完整性，特制定本企业财务会计档案管理制度。本制度旨在明确财务会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节的具体操作规程，以提高工作效率，防范风险，保障企业合法权益。

一、档案管理范围

本制度适用于企业所有与财务会计相关的档案管理工作，包括但不限于以下

- 原始凭证（如发票、收据等）

- 记账凭证

- 财务报表

- 税务申报资料

- 银行对账单

- 合同文件

- 审计报告

- 其他与财务相关的文档

二、档案收集与整理

1. 收集原则

所有财务会计档案必须真实、完整、合法，并且按照规定的时间节点进行收集。

2. 分类整理

按照不同的类别对档案进行分类归档，便于后续查阅和管理。例如，将原始凭证按月份或年度分类存放。

3. 电子化管理

对于可以电子化的档案，应建立专门的电子档案管理系统，确保数据安全备份，并定期检查系统运行状况。

三、档案保管

1. 物理环境要求

- 档案室需保持干燥通风，避免潮湿和虫害。

- 温湿度控制在适宜范围内，防止档案受损。

- 定期清洁档案柜，保持整洁。

2. 安全管理措施

- 设立专门的档案管理员负责日常管理工作。

- 实施严格的门禁制度，非相关人员不得随意进入档案室。

- 对重要档案采取加密存储方式，防止信息泄露。

四、档案利用

1. 申请程序

使用人员需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后方可借阅相关档案。

2. 使用限制

档案只能在指定区域内阅读，不得擅自带离档案室；复印需经批准，并注明用途。

3. 归还期限

借阅者应在规定时间内归还档案，逾期未归还需及时催促。

五、档案销毁

1. 销毁条件

达到保存期限且无继续保存价值的档案可予以销毁。具体保存年限参照国家相关规定执行。

2. 销毁流程

- 制定详细的销毁清单，由档案管理部门审核确认。

- 销毁前须再次核对清单内容，确保无误。

- 采用安全可靠的方式进行销毁，如碎纸机粉碎或专业机构处理。

六、监督与考核

设立专门的监督小组，不定期抽查档案管理情况，发现问题立即整改。同时将档案管理工作纳入绩效考核体系，激励员工认真履行职责。

通过以上措施，我们希望构建起一套科学合理的财务会计档案管理体系，为企业健康发展提供有力支持。各部门及全体员工应当严格遵守本制度的各项规定，共同维护企业利益。

以上为企业财务会计档案管理制度的核心要点，旨在为企业的财务管理奠定坚实基础，同时也为其他企业提供参考借鉴。