为了规范学校会议室的使用与管理，提高会议效率，营造良好的办公环境，特制定本制度。以下为具体规定：

一、会议室使用原则

1. 优先保障教学需求：会议室主要用于学校的教育教学活动、行政会议以及重要接待任务。其他非紧急事务需优先安排在其他场所进行。

2. 预约制度：所有部门或个人如需使用会议室，必须提前向办公室提交申请，并填写《会议室使用申请表》。未经批准不得擅自占用会议室。

3. 合理分配资源：根据申请时间先后顺序安排会议室使用，特殊情况由校领导决定。

二、会议准备与组织

1. 设备检查：每次会议前，由专人负责检查音响、投影仪等设备是否正常运行，确保会议顺利开展。

2. 资料准备：参会人员应提前准备好相关材料，并按时到场。会议主持人需明确议程并控制会议进程。

3. 环境卫生：会议结束后，使用者应及时清理桌面垃圾，保持会议室整洁。如发现损坏设施，须立即报告相关部门维修。

三、日常维护与安全管理

1. 定期清洁：每周至少安排一次全面清扫，包括地面、桌椅及电子设备的除尘工作。

2. 防火防盗：加强安全意识，离开时务必关闭电源，锁好门窗，防止意外发生。

3. 责任划分：各部门对本部门组织的会议负有监督职责，若因疏忽造成损失，将追究相关人员责任。

四、违规处理

对于违反上述规定的单位或个人，视情节轻重给予批评教育或经济处罚。情节严重者，还将影响其年度考核成绩。

本制度自发布之日起施行，请全体教职工严格遵守。如有未尽事宜，可随时修订补充。

希望全体师生共同努力，共同维护好这一重要的交流平台，推动学校各项工作高效有序地开展！